Od 30 października 2026 r. część informacji i wniosków wymienianych przez pracodawców ze związkami zawodowymi oraz radami pracowników będzie można przekazywać także w formie dokumentowej lub elektronicznej. Dla działów HR oznacza to mniej papierowych pism, ale również konieczność sprawdzenia, kiedy wystarczy e-mail, a kiedy potrzebne jest wcześniejsze uzgodnienie zasad komunikacji.

Kiedy pracodawca może wysłać informację e-mailem

Nowelizacja pozwala uzgodnić ze związkiem zawodowym nową formę przekazywania informacji o planowanym przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę oraz o liczbie osób stanowiących kadrę kierowniczą. Ta druga informacja ma znaczenie przy ustalaniu liczby działaczy objętych szczególną ochroną stosunku pracy.

Możliwość przekazywania wskazanych informacji w formie dokumentowej lub elektronicznej musi wynikać z układu zbiorowego pracy albo porozumienia z zakładową organizacją związkową. Pracodawca nie może więc jednostronnie ustalić, że od określonego dnia będzie przesyłał te informacje wyłącznie e-mailem. Potrzebne jest wcześniejsze uzgodnienie ze związkiem.

Jeżeli obowiązujący układ zbiorowy nie reguluje tej kwestii, strony mogą zawrzeć odrębne porozumienie dotyczące komunikacji. Warto wskazać w nim, jakie informacje będą przekazywane w nowej formie, na jakie adresy należy je wysyłać oraz kto jest uprawniony do ich przekazywania i odbierania. Dobrze również ustalić sposób potwierdzania odbioru i aktualizacji danych kontaktowych.

Takie ustalenia mają znaczenie także na wypadek sporu. Pozwalają ograniczyć wątpliwości, czy wiadomość trafiła do właściwego odbiorcy i czy pracodawca przekazał wymagane informacje w terminie. Samo wysłanie e-maila na adres używany wcześniej do bieżących kontaktów nie zastępuje uzgodnienia nowej formy komunikacji.

Wniosek związku i odpowiedź pracodawcy podlegają różnym zasadom

Inaczej wygląda wniosek zarządu związku o podanie liczby osób stanowiących kadrę kierowniczą. Od 30 października będzie można złożyć go również w formie dokumentowej lub elektronicznej bez dodatkowego porozumienia. Pracodawca nadal ma siedem dni od otrzymania wniosku na przekazanie informacji.

W praktyce HR może więc otrzymać skuteczny wniosek e-mailem, mimo że strony nie uzgodniły jeszcze mailowego przesyłania odpowiedzi. Oczekiwanie na papierowy oryginał nie powinno w takiej sytuacji opóźniać obsługi wniosku. Formę odpowiedzi należy ocenić odrębnie.

Komunikacja z radą pracowników

Rada pracowników również zyska wyraźną możliwość składania wniosków o informacje w formie dokumentowej lub elektronicznej. Dotyczy to informacji objętych ustawą, m.in. o sytuacji ekonomicznej pracodawcy, zatrudnieniu i planowanych zmianach organizacji pracy.

Ustawowy tryb przekazywania informacji przez pracodawcę przewiduje wybór formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej, z uprzednią akceptacją rady. Zasady dotyczące formy wniosków i odpowiedzi warto ustalić w porozumieniu regulującym współpracę z radą. Trzeba też sprawdzić treść już obowiązujących porozumień.

Co warto przygotować w dziale HR

Zwykły e-mail może spełniać wymagania formy dokumentowej, jeżeli pozwala ustalić nadawcę i zapoznać się z treścią wiadomości. Warto zadbać o wskazanie osób uprawnionych do korespondencji, właściwych adresów oraz zastępstw na czas nieobecności.

Warto również zadbać o dowód otrzymania wiadomości. W razie sporu pracodawca może potrzebować wykazania, że wymagane informacje dotarły do związku zawodowego lub rady pracowników w odpowiednim terminie. Dlatego w porozumieniu dobrze ustalić sposób potwierdzania odbioru, a korespondencję przechowywać wraz z załącznikami i danymi o jej doręczeniu.

Nowe przepisy pozwalają korzystać z e-maila w opisanych wyżej sprawach. Nie oznacza to jednak, że po zawarciu porozumienia ze związkiem zawodowym pracodawca może przesyłać w ten sposób wszystkie pisma. Porozumienie dotyczące przekazywania informacji nie zmienia zasad obowiązujących np. przy konsultowaniu ze związkiem zamiaru zwolnienia pracownika.